Perencanaan Event Perusahaan

Perencanaan Event Perusahaan

Lodzboard – Bisnis apapun yang ingin membangun hubungan kerja antar kolega yang langgeng perlu membuat sebuah event perusahaan yang profesional. Baik saat anda sedang meluncurkan produk baru ataupun pelatihan karyawan. Kuncinya adalah lima elemen manajemen event, yaitu penelitian, desain, perencanaan, koordinasi, dan evaluasi. Saat sebuah acara di pecah menjadi tahap-tahap yang dapat dikelola ini akan membuatnya jauh lebih mudah untuk di konseptualisasikan.

Di dalam dunia yang semakin digital sekarang ini, acara perusahaan dapat membangun hubungan kerja yang lebih intim dan mengembangkan koneksi. Maka dari itu, menjadi penyelenggara acara membuatnya lebih penting dari sebelumnya. Bahkan, menurut para pemasar yang telah disurvei mengatakan pemasaran yang di lakukan pada acara perusahaan secara langsung adalah cara paling efektif untuk mencapai tujuan bisnis.

“Sebuah acara memberikan pemahaman bisnis secara pribadi kepada audiens serta membangun pengakuan merk dan loyalitas” Kata Myke Nahorniak, Pendiri dan CEO Localist. “Pesan di LinkedIn, Status Facebook, dan tweet tidak dapat menggantikan koneksi yang dibuat melalui komunikasi langsung seperti acara perusahaan”

Menjadi penyelenggara sebuah acara perusahaan memungkinkan anda memperkuat ikatan dengan klien dan mitra anda saat ini dan menarik minat klien baru. Berikut adalah beberapa tips tentang cara merencanakan event perusahaan.

Pahami Tujuan Event Anda

Setelah Anda memutuskan untuk menjadi tuan rumah event, langkah pertama Anda adalah menentukan apa yang ingin Anda capai.

“Penting untuk mengetahui tujuan dan sasaran dari acara yang Anda coba hasilkan sebelum Anda dapat melakukan hal lain,” kata Brian Worley, direktur kreatif dan pemilik B. Worley Productions.

Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri mengapa Anda menjadi tuan rumah acara dan apa yang Anda harapkan darinya. Setelah mengidentifikasi tujuan dan harapan Anda, anda dapat menentukan acara apa yang akan beresonansi dengan audiens yang Anda tuju.

Tetapkan Anggaran Yang Realistis

Anda perlu tahu berapa budget yang harus Anda tetapkan untuk menentukan acara seperti apa yang anda buat. Dan anda harus menentukan kekurangan budget maksimal hanya 10% dari budget awal.

“Segala sesuatunya selalu berubah, dan Anda harus memiliki cadangan untuk pengeluaran tambahan tak terduga yang muncul,” katanya.

Setelah Anda memiliki anggaran, mengetahui di mana anda mengalokasikannya adalah sangat penting. Misalnya, jika Anda menghabiskan lebih banyak uang untuk dekorasi mewah daripada yang Anda keluarkan untuk pada kru teknologi yang terampil atau pembicara yang ramah, acara Anda mungkin kurang memiliki substansi.

Tetapkan Jadwal Waktu Proyek

Mendesain acara mengharuskan Anda untuk melacak berbagai tugas. Ini dapat difasilitasi dengan membuat daftar periksa induk yang terperinci. “Daftar checklist perencanaan secara keseluruhan berfungsi sebagai alat untuk meminimalisir durasi proses perencanaan,” kata Valerie Gernhauser, pemilik dan perencana utama Sapphire Events.

“Memecah daftar tugas seperti ini membantu tim kami meramalkan jadwal tonggak yang perlu kita targetkan,” katanya.

Agar daftar periksa Anda tetap pada jalurnya, Karthik Subramanian, pemasar konten dengan Paperflite, merekomendasikan untuk membuat spreadsheet dan menggunakan tab tersendiri untuk setiap kategori acara, seperti venue, speaker, jadwal, agenda, dan perjalanan. Dengan cara ini, Anda dapat membuat daftar setiap kegiatan atau tugas, orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap bagian dari proses, dan semua tenggat waktu yang relevan.

Baca juga : Langkah-Langkah Mengirimkan Frozen Food Untuk Usaha Makanan Beku

Tentukan Audiens Anda

Bagian penting dari proses perencanaan adalah mendefinisikan audiens target Anda. Apakah itu eksekutif perusahaan Anda, manajer, klien lama, mitra bisnis, anggota masyarakat, atau kombinasi dari beberapa dari ini atau kelompok lain? Setelah Anda dapat menyebutkan audiens Anda, Anda dapat melayani program sesuai dengan kebutuhan dan minat mereka.

Terlepas dari seberapa kecil atau besar daftar tamu, yang akan diingat orang adalah bagaimana mereka diperlakukan.

“Setiap orang yang menghadiri acara tersebut adalah duta merek potensial atau juru bicara dari mulut ke mulut untuk bisnis Anda,” kata Gernhauser. “Penting untuk membuat dampak yang signifikan pada pengalaman tamu dengan tidak mengabaikan detail yang lebih baik yang akan dihargai oleh setiap peserta secara langsung.”

Pilih Tema dan Format

Setelah Anda menetapkan tujuan dan menetapkan audiens, saatnya memilih tema atau topik untuk acara tersebut dan menentukan format terbaik untuk menyajikannya kepada tamu Anda.

Misalnya, mengoordinasikan acara klien dengan pakar industri, seperti pembicara tamu, dapat memposisikan perusahaan Anda sebagai penasihat tepercaya, bukan hanya vendor. Pembelajaran peer-to-peer dengan panel klien, keynote, roundtable dan speaker sesi breakout adalah opsi populer lainnya.

“Orang-orang akan lebih interaktif daripada hanya duduk di sebuah ballroom menonton pembicara sepanjang hari yang lebih sukses dari mereka” katanya. “Kami benar-benar mencoba untuk menciptakan pengalaman yang melampaui tempat duduk bergaya teater, dan menempatkan peserta dalam situasi di depan orang yang tepat untuk berjejaring dan belajar”

Pilih Lokasi Yang Sesuai

Setelah Anda memutuskan jenis acara yang ingin Anda buat, sekarang saatnya untuk menemukan tempat yang memungkinkan Anda menghidupkan visi Anda. Kadang-kadang orang akan tergoda untuk memesan tempat yang mereka dengar dari orang-orang sangat bagus atau yang sedang naik daun, tapi jika ternyata tempatnya tidak sesuai untuk mencapai visi anda berarti itu adalah suatu kesalahan, menurut Worley.

“Selalu sulit untuk memasukkan pasak bundar di lubang persegi, dan itu juga berlaku untuk sebuah acara,” katanya. “Bangun arsitektur acara terlebih dahulu, dan kemudian temukan tempat yang sesuai dengan semua spesifikasi yang Anda butuhkan.”

Rencanakan Logistik Hari Itu

Untuk memiliki acara yang sukses, Anda harus mengidentifikasi, memeriksa, dan mengontrak semua spesialis acara yang diperlukan. Misalnya seperti katering, teknisi audiovisual, printer, dekorator, fotografer, toko bunga dan personel keamanan, dan lain sebagainya. Tentu saja, Anda juga harus memesan pembicara dan presenter, termasuk tokoh-tokoh terkemuka, pakar atau influencer, yang dapat mengkomunikasikan ide-ide terbaik yang ingin Anda sampaikan selama pertemuan.

Untuk memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana Anda, tentukan jadwal waktu untuk acara tersebut, dan pastikan semua orang di tim Anda mengetahui aspek hari apa yang mereka kelola.

Promosikan Acara Anda

Jika orang tidak tahu tentang event yang Anda buat, maka tidak ada yang akan muncul. Jadi sangat penting untuk menemukan cara kreatif untuk membuat berita untuk event anda. Untuk acara kecil dengan daftar tamu terbatas, Anda cukup mengirim undangan, tetapi Anda harus lebih berani untuk membuat acara yang lebih besar.

“Di era digital seperti sekarang ini, berbagai metode promosi diperlukan untuk mengundang banyak orang,” kata Barnes. “Kami biasanya mulai dengan mengirim email ke database kami, menempatkan iklan di buletin industri, menambahkan acara kami ke daftar direktori industri, dan mendorong tim penjualan kami untuk mempromosikan event kami ketika mengunjungi klien atau mitra di tempat.”

Dari sana, Anda dapat berpromosi di media sosial dan meminta tim Anda menyebarkan berita. Buat situs web acara, atau setidaknya halaman arahan baru di situs Anda saat ini. Pemasaran media sosial Anda juga dapat dimanfaatkan untuk membuat video promo, posting blog tamu, status Facebook, Instagram atau Twitter.

demikian lah 8 tips dalam melakukan perencanaan event perusahaan, good luck!